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小区业委会如何开会议事?

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“我们小区业委会开会,每次都闹哄哄的,实在不想参加”、“小区很多事情,业委会总是说开会讨论,一直议而不决,该怎么办?”生活中类似情况比比皆是,我经常辅导、帮助一些小区业委会和业主代表开会讨论、决定小区管理事项,就如何开会议事,我认为还是有必要介绍和普及一些会议程序的知识。

一、开会是什么?

 

说到开会,大家都会会心一笑,生活中谁没有参加过会议啊?开个会有什么难的?其实这是一个错误的认识。

业委会开会,一般要讨论小区的事项、作决定,这种会议是议事会,与生活中的大部分会议不同。工作生活中的常见会议是宣传会、动员会、工作布置会、表彰会等等,普通业主正式参与的议事会反而不多,亲自组织开会的就更少。

“开会是现代社会沟通最主要的形式。人类通过会议来商讨和决定群体的事务和行动,若要持续有效,必须靠适当的机制来平衡和协调群体与个人之间的权责关系。以明确的规范和程序作为工具,会议才能真正集智广益、拓宽言路、凝聚共识,才能导致行动,产生实效。程序不当、或操作不当的话,结果会很糟糕,甚至适得其反。”这是学者孙涤翻译《罗伯特议事规则》前言中的对会议作用的描述。

如何有效组织一个会议并形成有效决定,这是一门学问,国际上有一些组织专门研究会议程序,形成了一些通用议事规范,并被绝大多数国家和各类社会组织参考、采纳。

我们国家一贯主张实施“民主集中制”,但是具体如何民主、如何集中,很多人却不知其所以然。因此,了解会议组织以及会议程序的专业知识,不仅能帮助理解民主集中制,还能有效指导我们的日常工作。

二、 会前准备工作

 

1.确定会议召集人、主持人以及时间地点、参加人员等信息

这是一个会议召开的前提,也是一些常识性的知识。但是生活中大家对此不太重视,特别是业主自治组织,经常出现要讨论事情没有人组织、通知开会而不到现场等情况。

2.确定具体议题事项并提前通知

时间是宝贵的,只有提前确定会议要讨论的具体事项,参会人员提前准备,才不会在会议过程中出现无目的地杂乱无章地议论,致使会议时间延长,得不到结论。

3.议题事项的调查情况、具体解决方案

在会议开始前,必须由少数人商量(由一个人负主责),提出问题和分析问题,以及具体解决的方案和措施,形成纲要性的内容和文字。例如问题的来源,各方的意见,资金哪里来、需要谁实施、如何实施、最终可能达到什么样的效果等等具体方案。

只有这样,才能在会议中进行针对性的讨论、修改,从而形成最终的完整实施方案。

三、会议程序中的基本原则

 

国际会议组织通行的议事规范,有三个特点:一是约定性,即规则明示在前,对事不对人;二是工具性,凡事不往道德上扯,能用工具来解决的绝不无端拔高和指控;三是价值中性,会议程序旨在凝聚组织认同,提高运作效率,平衡多元利益,通过文明议事来说服、辩论、妥协,从而形成有效果的行动。

国内学者在引进翻译《罗伯特议事规则》时,将议事规范总结成12条基本原则,便于理解。我认为非常具体并有可操作性,网络上也可以搜索到,现摘要如下:
      第1条 动议中心原则:动议是开会议事的基本单元。“动议者,行动的提议也。”会议讨论的内容应当是一系列明确的动议,它们必须是具体、明确、可操作的行动建议。先动议后讨论,无动议不讨论。

第2条 主持中立原则:会议“主持人”的基本职责是遵照规则来裁判并执行程序,尽可能不发表自己的意见,也不能对别人的发言表示倾向。(主持人若要发言,必须先授权他人临时代行主持之责,直到当前动议表决结束。)

第3条 机会均等原则:任何人发言前须示意主持人,得到其允许后方可发言。先举手者优先,但尚未对当前动议发过言者,优先于已发过言者。同时,主持人应尽量让意见相反的双方轮流得到发言机会,以保持平衡。

第4条 立场明确原则:发言人应首先表明对当前待决动议的立场是赞成还是反对,然后说明理由。

第5条 发言完整原则:不能打断别人的发言。

第6条 面对主持原则:发言要面对主持人,参会者之间不得直接辩论。

第7条 限时限次原则:每人每次发言的时间有限制(比如约定不得超过2分钟);每人对同一动议的发言次数也有限制(比如约定不得超过2次)。

第8条 一时一件原则:发言不得偏离当前待决的问题。只有在一个动议处理完毕后,才能引入或讨论另外一个动议。(主持人对跑题行为应予制止。)

第9条 遵守裁判原则:主持人应制止违反议事规则的行为,这类行为者应立即接受主持人的裁判。

第10条 文明表达原则:不得进行人身攻击、不得质疑他人动机、习惯或偏好,辩论应就事论事,以当前待决问题为限。

第11条 充分辩论原则:表决须在讨论充分展开之后方可进行。

第12条 多数裁决原则:(在简单多数通过的情况下)动议的通过要求“赞成方”的票数严格多于“反对方”的票数(平局即没通过)。弃权者不计入有效票。

生活中需要通过开会讨论的事情很多,只有大家形成一套稳定的会议组织、召开、表决等程序性规则并遵守,才能有效地沟通,最终达成合理的解决方案,才能促进问题解决和社会和谐。

 

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